Bedrijfskleding en de fiscus: hoe zit het met de werkkostenregeling?
Is bedrijfskleding nu wel of niet belastingaftrekbaar? En wat verstaat de Belastingdienst eigenlijk onder bedrijfskleding? In deze blog leggen we het helder voor je uit.
Werkkleding en de WKR
Het belastingvrij vergoeden of verstrekken van bedrijfskleding aan werknemers is niet zomaar mogelijk. Wel kun je bedrijfskleding opnemen in de vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR).
Dat kan echter alleen wanneer de Belastingdienst de kleding ook écht ziet als werkkleding.
Wanneer is kleding werkkleding volgens de Belastingdienst?
De Belastingdienst beschouwt kleding als werkkleding wanneer deze voldoet aan één van de volgende voorwaarden:
- Specifiek geschikt voor werk
De kleding is (bijna) uitsluitend geschikt om tijdens het werk te dragen, zoals een sloof, laboratoriumjas of stofjas. - Kleding blijft op de werkplek
Werknemers nemen de kleding dus niet mee naar huis. - Duidelijk zichtbaar bedrijfslogo
Op de kleding staat één of meer duidelijk zichtbare beeldmerken van de werkgever, zoals een logo, beeldmerk of webadres. Deze beeldmerken hebben samen een oppervlakte van minimaal 70 cm² per kledingstuk. De oppervlakte wordt berekend met een denkbeeldige rechthoek om de uiterste punten van het logo. - Uniform of overall
Denk aan beroepsspecifieke kleding die alleen binnen het werk gedragen wordt. - Verplichte kleding vanuit de Arbowet
Bijvoorbeeld veiligheidsschoenen of beschermende kleding. Voor deze categorie geldt een gerichte vrijstelling, mits:- er een arboplan aanwezig is;
- het verstrekken van de kleding past binnen dit arboplan;
- de kleding vooral tijdens werktijd wordt gedragen;
- de werknemer geen eigen bijdrage hoeft te betalen.
En als de kleding niet voldoet?
Voldoet de kleding niet aan één van de bovengenoemde voorwaarden? Dan wordt de waarde van de kleding aangemerkt als loon voor de werknemer. In dat geval kan het dus alleen via de vrije ruimte van de WKR.
Wassen en repareren van bedrijfskleding
Wordt de kleding wél onbelast ter beschikking gesteld? Dan mogen ook de reinigings- en reparatiekosten onbelast worden vergoed. Bedrijfskleding wassen, repareren en onderhouden is volgens de Arbowet de verantwoordelijkheid van de werkgever.
Kies je ervoor om jouw werknemers hun bedrijfskleding zelf te laten wassen, dan moet hier een vergoeding tegenover staan. Een vergoeding van deze kosten aan een werknemer valt namelijk onder de zogenoemde intermediaire kosten (kosten die een werknemer voorschiet in opdracht en voor rekening van de werkgever).