Om bedrijfskleding voor nieuwe medewerkers te regelen vóór hun eerste werkdag is het belangrijk om minimaal twee tot vier weken van tevoren te beginnen bij standaard confectiekleding. Kies je voor bedrijfskleding op maat of full custom made kledinglijnen, dan houd je rekening met een doorlooptijd van drie tot zes maanden. Hoe eerder je begint, hoe groter de kans dat alles klaar ligt op dag één. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen rondom bedrijfskleding bestellen voor nieuwe medewerkers.
Hoe lang van tevoren moet je bedrijfskleding bestellen voor een nieuwe medewerker?
Voor standaard bedrijfskleding van A-merken reken je op een levertijd van één tot drie weken, afhankelijk van de personalisatie zoals borduurwerk of bedrukking. Wil je volledig maatwerk of een eigen kledinglijn, dan is een doorlooptijd van drie tot zes maanden realistisch. Accessoires zoals caps zijn vaak sneller te realiseren dan kledingstukken.
De gouden regel: start het bestelproces zodra je weet dat er een nieuwe medewerker aankomt. Bij grotere organisaties met regelmatige instroom is het slim om een vaste bestelprocedure te koppelen aan het onboardingproces van HR. Zo voorkom je last-minute stress en staat iemand op dag één meteen goed voor de dag.
Houd ook rekening met de tijd die nodig is voor het doorgeven van maten, het goedkeuren van proefstukken en eventuele aanpassingen. Hoe meer medewerkers tegelijk instromen, hoe meer planning dat vraagt.
Welke informatie heb je nodig om bedrijfskleding te bestellen?
Om bedrijfskleding te bestellen voor een nieuwe medewerker heb je minimaal de volgende gegevens nodig: naam, functie, afdeling en kledingmaten. Afhankelijk van de kledingpakketten binnen jouw organisatie kunnen er ook aanvullende gegevens nodig zijn, zoals vestiging of werklocatie.
Concreet verzamel je bij elke nieuwe medewerker:
- Kledingmaten (boven- en onderlichaam, schoenmaat indien van toepassing)
- Functie en afdeling (bepaalt welk kledingpakket van toepassing is)
- Werklocatie of vestiging (voor levering op kantoor of thuis)
- Startdatum (om de levertijd goed in te plannen)
- Eventuele bijzonderheden zoals allergieën voor bepaalde materialen
Tip: leg dit vast in een standaard onboardingchecklist, zodat HR of de leidinggevende altijd dezelfde informatie aanlevert. Dat bespaart veel heen-en-weergemail en voorkomt fouten in de bestelling.
Wat is het verschil tussen maatconfectie en bedrijfskleding op maat?
Maatconfectie is kleding die in vaste maten wordt geproduceerd, zoals S, M, L of numerieke maten. Bedrijfskleding op maat gaat verder: hierbij wordt de kleding afgestemd op de specifieke wensen, functies en uitstraling van jouw organisatie, en passen we maten aan op basis van de medewerker in kwestie.
Het verschil zit niet alleen in de pasvorm, maar ook in de aanpak. Bij confectiekleding kies je uit een bestaand assortiment en pas je de kleding eventueel aan met een logo of borduurwerk. Bij bedrijfskleding op maat beginnen we bij de basis: wie draagt het, wat moet het kunnen en hoe moet het eruitzien? Daarna volgt een traject met passessies en een collectie die écht bij jullie organisatie past.
Een veelgehoord misverstand is dat maatwerk altijd duurder is. Dat klopt niet. Bij grotere aantallen kan bedrijfskleding op maat zelfs goedkoper uitvallen dan standaard confectie, omdat je precies bestelt wat je nodig hebt zonder onnodige voorraden.
Hoe werkt een kledingwebshop voor bedrijfskleding?
Een kledingwebshop voor bedrijfskleding is een besloten online bestelomgeving die speciaal is ingericht voor jouw organisatie. Medewerkers loggen in en zien alleen de kledingstukken die voor hun functie of afdeling beschikbaar zijn, binnen een vooraf ingesteld budget.
Zo’n persoonlijke webshop maakt het bestellen van onboardingkleding voor nieuwe medewerkers veel eenvoudiger. In plaats van e-mails sturen, Excel-lijsten bijhouden of telefonisch bestellen, logt een nieuwe collega gewoon in en bestelt wat hij of zij nodig heeft. De bestelling wordt direct verwerkt en geleverd op kantoor of thuis.
De voordelen van een kledingwebshop op een rij:
- Medewerkers bestellen zelf, zonder tussenkomst van HR of inkoop
- Budgetten per afdeling of functie zijn centraal in te stellen
- Realtime inzicht in bestellingen en voorraadstanden
- Levering op kantoor of rechtstreeks bij de medewerker thuis
- Minder administratieve rompslomp voor HR en leidinggevenden
Wat doe je met bedrijfskleding als een medewerker uit dienst gaat?
Als een medewerker uit dienst gaat, is het verstandig om bedrijfskleding terug te vragen en niet zomaar weg te gooien. Kleding met een bedrijfslogo of huisstijl wil je niet zomaar in omloop laten. Tegelijkertijd is weggooien zonde van het materiaal en slecht voor het milieu.
De meest duurzame aanpak is inzameling en recycling. Afgedragen bedrijfskleding kan worden opgehaald en verwerkt tot nieuwe garens en stoffen, zodat het materiaal opnieuw gebruikt wordt in plaats van op de vuilnisbelt te belanden. Dit sluit aan bij een circulaire aanpak van bedrijfskledingbeheer die steeds meer organisaties hanteren.
Praktisch gezien is het slim om in het offboardingproces een vast moment op te nemen waarop bedrijfskleding wordt ingeleverd. Koppel dit aan de laatste werkdag of de afgifte van de toegangspas. Zo mis je niets en houd je de kledingadministratie overzichtelijk.
Wie is verantwoordelijk voor het regelen van bedrijfskleding bij nieuwe medewerkers?
De verantwoordelijkheid voor bedrijfskleding voor nieuwe medewerkers ligt doorgaans bij HR of de directe leidinggevende, afhankelijk van hoe de organisatie is ingericht. In grotere bedrijven is er soms een aparte inkoop- of facilitaire afdeling die dit oppakt. Wat telt, is dat iemand deze taak expliciet in handen heeft.
In de praktijk gaat het nog regelmatig mis doordat niemand zich eigenaar voelt van dit onderdeel van de onboarding. De nieuwe medewerker start, maar de kleding is er niet. Dat is niet alleen onprofessioneel, het zorgt ook voor een slechte eerste indruk.
De oplossing is eenvoudig: maak bedrijfskleding een vast onderdeel van het onboardingproces. Leg vast wie verantwoordelijk is, wanneer de bestelling geplaatst moet worden en welke informatie daarvoor nodig is. Voor organisaties in verschillende branches kan dit per afdeling of vestiging verschillen, maar het principe blijft hetzelfde: regel het vroeg, regel het goed.
Hoe Outfit helpt met bedrijfskleding voor nieuwe medewerkers
Bedrijfskleding regelen voor nieuwe medewerkers hoeft geen gedoe te zijn. Outfit helpt organisaties om dit proces van begin tot eind te stroomlijnen, zodat iedereen op dag één goed voor de dag komt.
Dit is wat we voor jullie kunnen doen:
- Smart custom made: we leveren A-merken en personaliseren ze in ons eigen atelier met borduurwerk of bedrukking. Snel, kwalitatief en consistent.
- Full custom made: we ontwikkelen samen een volledig eigen kledinglijn die 100% aansluit bij jullie merk en uitstraling. Van ontwerp tot productie. Bekijk onze full custom made mogelijkheden.
- Kledingmanagementsysteem (KMS): een besloten webshop op maat, zodat nieuwe medewerkers zelf hun kleding kunnen bestellen binnen het juiste pakket en budget.
- Circuwear: afgedragen kleding halen we op en recyclen we tot nieuwe garens, zodat jullie milieu-impact meetbaar daalt.
- Vaste contactpersonen en 100% kwaliteitscheck: er gaat niets de deur uit tot het klopt.
Wil je weten hoe we dit voor jullie organisatie kunnen aanpakken? Neem contact met ons op en we denken graag met je mee.
